PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN

1.   Se debe identificar y separar la documentación que ya cumplió su vigencia administrativa legal conforme a lo que se indica en el acta. Ejemplo: Correspondencia, Circulares, Registro de firmas, entre otros.

 2.   Las carpetas deben ser revisadas detenidamente, de manera que no se incluyan documentos que no pertenezcan al tipo o serie documental que indica la carpeta.  Por ejemplo correspondencia: que dentro de esta no contengan:  informes, planes, entre otros.

 3.   Se debe completar en el acta los espacios en blanco que están a la par de cada tipo o serie documental por ejemplo: “fechas extremas”, se eliminan los documentos una vez cumplido su valor administrativo legal establecido en años y meses. Ejemplos: Correspondencia, cuyo Valor Administrativo Legal es de 5 años entonces se deben eliminar a partir del 2015 hacia atrás / Circulares con valor Administrativo Legal de 2 años, se debe eliminar a partir del 2018 hacia atrás. Por lo que en el campo “Fechas extremas” se coloca el año del documento más antiguo y el año del documento más reciente. Ejemplo: 2005-2015

 4.  Se indica si se trata de “original” y/o “copia” o si son las dos se deben indicar “original/ Copia”.

 5.   En caso de que alguna de  las series o tipos documentales que aparecen en el acta, no las produzcan o reciban deberán quitarla del acta.

 6.   Se procede a medir de la siguiente manera, ejemplo:  8 cm +  16 cm = 24 cm

 En el acta se debe indicar la cantidad total aproximada: 0.08 m+0.16 m=0.24 metros, que  es la suma de todas las cantidades.

 7.   Una vez realizada esta labor y completado el acta se le solicita hacernos llegar, en formato  Word por este mismo medio para su revisión.